Comment transcrire efficacement des réunions Google Meet ?

septembre 12, 2024

Et si les logiciels de transcription audio devenaient fiables et parvenaient à synthétiser de manière précise et automatique toutes les informations partagées au cours d’une réunion ?

Avec l’arrivée de nouveaux logiciels robustes, terminées les longues minutes passées à relire et corriger une transcription, ou à prendre des notes ! Vous pourrez pleinement vous concentrer sur la réunion tout en vous assurant de communiquer des informations claires à vos collaborateurs.

Les experts Inaubi vous expliquent pas à pas comment transcrire efficacement des réunions Google Meet.

L'importance d'un compte rendu précis

Le compte rendu synthétise toutes les informations énoncées lors d’une réunion : pour chaque point à l’ordre du jour, il rapporte l’essentiel de ce qui a été discuté.

Ce document joue un rôle prépondérant : il coordonne les différents services d’une entreprise et permet d’informer tous les collaborateurs, y compris les absents, les membres de la direction et les opérationnels des décisions prises par le groupe.

Plus que de formaliser la séance, le compte rendu de réunion permet de conserver une trace écrite à laquelle chaque collaborateur peut se référer en cas de doute ou de contestation. Ce document devient une référence officielle.

Il permet également d’acter des décisions et d’attribuer clairement les tâches et les responsabilités.

Parce qu’il planifie les actions, suit l’avancement fixe des objectifs pertinents et réalistes, le compte rendu est le cœur de la gestion de projet.

La précision est ainsi un impondérable : le compte rendu joue un rôle clé pour la productivité de l’équipe et assure que tous les collaborateurs soient sur la même longueur d’onde. Un rapport précis aide à éviter les malentendus et à maintenir une communication transparente au sein de l’équipe.

Les outils pour transcrire efficacement les réunions

Utilisation des fonctionnalités de Google Meet

Google Meet propose d’activer des sous-titres en temps réel : au cours de la réunion, les conversations sont affichées en direct sur l’écran, chacun peut alors lire ce que les autres participants disent.

La fonctionnalité est disponible pour ceux participant à la réunion en visioconférence ou en appel téléphonique. Si vous enregistrez la vidéo, vous disposerez ainsi d’une transcription de votre réunion.

Afin d’activer les sous-titres, déplacez votre curseur sur la fonctionnalité “Paramètres” en haut à droite, puis sélectionnez “Accessibilités”. À côté de “Activer les sous-titres”, cliquez sur “Activer” ou “Désactiver”.

Attention : afin que les sous-titres apparaissent sur l’enregistrement, l’organisateur de la réunion ne doit pas oublier de les enregistrer également.

Si cet outil est particulièrement intéressant pour les personnes malentendantes, certaines limites sont à souligner en matière de gestion de projet. Si la qualité audio n’est pas au rendez-vous, l’outil éprouve des difficultés à transcrire correctement la parole en texte écrit. De même, la reconnaissance des accents n’est pas toujours optimale.

Si vous utilisez cet outil, pensez à vérifier attentivement la transcription avant de diffuser l’enregistrement et le compte rendu de votre réunion.

Intégration avec des outils externes comme Zapier et OpenAI

L’intelligence artificielle se met au service des comptes rendus et des prises de notes en vous offrant une solution de transcription fiable et robuste.

Développée par Open AI, fondateur de ChatGPT, Otter.ai retranscrit automatiquement toutes vos prises de paroles durant une réunion. Plus que de transformer vos enregistrements audio en notes écrites, la plateforme identifie les moments clés ainsi que les interlocuteurs, commente les rapports et met des passages en surbrillance.

Pour utiliser Otter.ai, rien de plus simple ! Il vous suffit de télécharger l’extension Chrome depuis le Web Store : désormais, lorsque vous ouvrirez Google Meet, vous pourrez cliquer sur l’extension et sélectionner “Enregistrement” afin d’automatiser la prise de note.

Zapier, plateforme d’automatisation, peut également être un allier de taille pour automatiser la transcription, générer des résumés intelligents et faciliter la gestion et l’analyse des données de réunion.

L’outil vous permet de créer des scénarios d’automatisation en reliant des logiciels entre eux. Il vous suffit de créer un Zap, ou scénario d’automatisation, pour envoyer vos enregistrements Google Meet vers une application de transcription comme Otter.ai.

Améliorer la collaboration grâce aux résumés de réunion

Partage des comptes rendus avec l'équipe

Partager rapidement les comptes rendus de réunions avec votre équipe est essentiel pour assurer une exécution rapide des tâches, maintenir la dynamique de travail et favoriser une meilleure gestion des projets et des ressources.

Vous pouvez diffuser votre compte rendu sur différentes plateformes de collaboration :

Google Drive vous permet de stocker, de partager et d’éditer des documents en temps réel ;
Slack une plateforme de messagerie instantanée professionnelle dédiée à la collaboration, permettant de structurer les conversations par canaux ;
Microsoft Teams, un outil de messagerie intégré dans la suite Office 365, idéal si vous utilisez Word et OneDrive.

Suivi des décisions et responsabilités

Le compte rendu sert de référence pour les futures actions et coordonne la gestion de projet. Une mauvaise transcription pourrait générer des malentendus, des erreurs de communication et des retards d’échéances. Il convient ainsi de documenter clairement les tâches assignées et les délais décidés.

Pour organiser efficacement la gestion de projet et suivre les différentes étapes, vous pouvez compter sur l’aide de différents outils, tels que Monday.com.

Avec ce logiciel, attribuez différentes tâches et gérez les priorités pour votre équipe aisément.

Vous pourrez déterminer les échéances et les étapes du projet, suivre la progression et la charge de travail de vos collaborateurs depuis une plateforme unique. Monday.com, vous permet d’acter les décisions prises en réunion en quelques clics et de structurer la gestion de projet.

Évaluation de la productivité par rapport aux objectifs fixés

Afin de bien organiser la gestion de projet, il est important d’évaluer la productivité de votre équipe par rapport aux objectifs fixés. Afin de piloter les performances de vos collaborateurs, il est essentiel :

De fixer des objectifs réalistes. Pour connaître les limites de vos équipes, vous pouvez par exemple analyser si les livrables des missions précédents étaient tenus ;
De déterminer les tâches complexes et exigeantes, dont la réalisation demande plus de temps ;
D’aider vos équipes à réaliser leurs missions. Motivez vos collaborateurs et soulignez leur investissement.

En tant que manager, le compte rendu de réunion représente également un précieux outil pour améliorer la productivité du travail.

Une fois le projet terminé, vous pourrez comparer les résultats réels aux objectifs discutés dans les précédents comptes rendus de réunion et analyser la productivité de vos équipes.

Vous pourrez ainsi prendre des mesures correctives et optimiser les processus de travail pour vous assurer que les projets avancent conformément aux attentes.