Projet de transformation digitale : guide complet pour réussir sa transition numérique
La transformation digitale, bien plus qu’une simple tendance, est devenue une nécessité pour les entreprises de toutes tailles et de
Étapes pour migrer de Microsoft 365 vers Google Workspace en toute sécurité
Si vous avez l’ambition de migrer de Microsoft 335 vers Google Workspace, il convient de bien comprendre les tenants et les aboutissants d’une telle transition, et d’établir une stratégie bien pensée pour éviter les pertes de données et les interruptions de service.
Dans cet article Inaubi, partenaire exclusif Google, vous accompagne pas à pas pour réussir votre migration, et vous assurer que le processus se déroule sans heurts.
Comprendre les enjeux de la migration
Au sein de votre organisation, la migration de votre système de messagerie ou de données, ainsi que des outils bureautiques vers le cloud de Google facilitera la collaboration interne. Vos collaborateurs disposeront d’un écosystème unifié et sécurisé grâce aux outils de gestion et de surveillance de Google Workspace. Par ailleurs, la migration peut être un vecteur d’optimisation des coûts, particulièrement pour les entreprises qui n’utilisent qu’une petite fraction des nombreuses fonctionnalités d’Office 365.
Attention toutefois, la migration peut être chronophage et perturber les méthodes de travail de vos collaborateurs habitués à l’environnement de Microsoft.
Avant de vous lancer dans un tel projet, veillez à réaliser un audit technique approfondi afin d’en comprendre les défis et d’anticiper les potentielles difficultés, telles que les interruptions ou les difficultés d’apprentissage. Il convient notamment de prendre en compte la taille de votre organisation, le nombre d’utilisateurs, la quantité de données à migrer et la compatibilité des outils existants.
Gardez en tête qu’une migration mal planifiée peut entraîner une perte de productivité. Évaluer l’impact sur les équipes et mettre en place des solutions temporaires durant la transition est en ce sens un impondérable pour pallier cela.
Préparation de la migration
Avant de commencer la migration, réaliser un audit des données stockées sur Microsoft 365 est indispensable. Vous devrez vérifier le contenu des boîtes aux lettres, des fichiers dans OneDrive, des documents partagés sur SharePoint, et des calendriers. Au-delà des données, il convient d’analyser leur structure afin de déterminer la meilleure méthode de migration.
Parce que les formats de fichiers utilisés dans Microsoft 365 ne sont pas toujours compatibles avec Google Workspace, il convient de vérifier la compatibilité. Par exemple, les fichiers Excel et Word peuvent nécessiter des conversions pour être ouverts dans Google Sheets et Google Docs. En examinant minutieusement les fichiers à migrer, vous identifierez ceux qui devront être convertis et pourrez ainsi prévoir les outils nécessaires à cette conversion.
Une fois les besoins techniques identifiés, l’heure est venue d’établir un planning précis pour la migration, en allouant les ressources nécessaires. Afin de limiter l’impact de cette transition sur vos collaborateurs, il est préférable de désigner une équipe dédiée à la migration et la planification des périodes de maintenance. Par ailleurs, souvenez-vous que la coordination des équipes IT et des utilisateurs finaux est la pierre angulaire d’une transition fluide.
3 Étapes de la migration vers Google Workspace
1. Configuration initiale de Google Workspace
Trêve de théorie, place à la pratique ! Pour réussir votre migration, veillez tout d’abord à créer des comptes utilisateurs sur la plateforme et à paramétrer l’organisation dans l’admin console.
Configurez ensuite les enregistrements DNS (Domain Name System) pour permettre à Google Workspace de gérer les e-mails de votre domaine. Puis, suivez rigoureusement le processus de vérification du domaine afin de vous assurer que Google Workspace soit correctement configuré pour recevoir et envoyer des e-mails.
2. Migration des données d'office 365 vers Workspace
Une fois la configuration initiale effectuée, il est temps de migrer les données de Microsoft 365 vers Google Workspace, telles que les boîtes de réception, les archives, les calendriers et les événements récurrents, en suivant un processus de sécurité. N’oubliez pas de synchroniser les contacts et les listes de diffusion, et de transférer les fichiers partagés sur OneDrive et SharePoint pour ne pas entraver leur accès.
3. Migration des applications spécifiques
Les applications spécifiques à Microsoft, comme Teams, OneDrive et SharePoint, devront être remplacées par leurs équivalents dans Google Workspace. Google Meet et Google Chat prendront la place de Teams, tandis que les documents et fichiers seront transférés sur Google Drive. SharePoint sera quant à lui remplacé par Google Sites pour les pages collaboratives.
Faites vous accompagner dans la migration par Inaubi
Pour assurer une courbe d’apprentissage rapide à vos collaborateurs, faites-vous accompagner par un expert comme Inaubi ! Nos équipes vous proposent des guides utilisateurs pour apprendre à naviguer dans Google Workspace, ainsi qu’un support dédié qui pourra répondre aux questions et résoudre les problèmes rencontrés par les utilisateurs durant la période de post-migration.
Automatisation des tâches, communication interne, partage de données ou sécurisation, Inaubi vous aide à faire évoluer vos usages, vos infrastructures et vos applications ! Contactez nos équipes pour exploiter pleinement le potentiel de votre entreprise grâce aux solutions Google.
Comment gérer la post-migration de Microsoft Office 365 vers Workspace
Après la migration, il est important de mettre en place des outils pour surveiller la performance de Google Workspace et détecter rapidement tout problème technique. Pensez également à assurer une maintenance continue pour garantir que le nouvel écosystème reste opérationnel.
Pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de votre nouvel environnement de travail et améliorer l’efficacité de vos équipes, découvrez nos 5 conseils pratiques pour optimiser Google Workspace !
Questions courantes à propos de la migration de de Microsoft 365 vers Google Workspace
Combien de temps prend une migration d'Office 365 vers Google Workspace ?
Une migration bien planifiée peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines : tout dépend de la taille de votre organisation et du volume de données à transférer !
Peut-on continuer à utiliser Outlook pendant la migration ?
Oui, il est tout à fait possible de continuer à utiliser Outlook durant une migration partielle, notamment si vous migrez par étapes. Toutefois, une fois la migration terminée, vous devrez utiliser Gmail pour gérer vos e-mails.
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