Migrez vers Google Workspace en toute sécurité avec Inaubi

02/04/2025

Google Workspace est une solution conçue pour accroître votre productivité, vous aider à communiquer, créer et collaborer à travers plusieurs ressources telles que Gmail, Google Calendar, Drive, Docs, Cloud, Cloud Identity ou Meet.

Cette suite d’applications de communication et de collaboration fournit un environnement numérique unique et complet pour un travail des plus efficaces. Découvrez comment migrer vers Google Workspace en toute sécurité grâce aux conseils avisés de nos experts !

4 raisons de migrer vers Google Workspace

Les outils collaboratifs proposés par Google Workspace ont rapidement su s’imposer face à des concurrents de taille tels que Microsoft. Leur succès est principalement dû aux avantages considérables qu’ils offrent :

Une solution en ligne qui permet aux entreprises ou aux particuliers de créer des documents pour tous les usages, comme Gmail, Docs, Slides ou encore Sheets ;
Une solution de gestion qui s’adapte à tous les types d’organisations et aux problématiques rencontrées. Quel que soit le domaine : éducation, entreprises ou même associations, cet outil répond parfaitement à leurs besoins ;
Une solution de stockage dans le Cloud qui simplifie et automatise la sauvegarde des dossiers, fichiers et données de chaque utilisateur ;
Une solution qui se met à jour automatiquement, permettant aux établissements scolaires ou entreprises de se concentrer sur d’autres problématiques liées à l’organisation et des missions à plus haute valeur ajoutée. Les utilisateurs bénéficient d’une utilisation plus autonome et plus optimale des outils.

Qui est concerné par la migration de Google Workspace ?

Les entreprises

Google Workspace s’est imposé comme une solution incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser leur productivité et renforcer leur compétitivité :

Grâce aux applications principales, comme Google Docs, Sheets et Slides, un grand nombre d’utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même document, facilitant la collaboration ;
Les fonctionnalités de commentaires et de suggestions intégrées facilitent la communication et la prise de décision. Il crée ainsi un environnement de travail collaboratif où les idées sont partagées et affinées ;
Entre visioconférences de haute qualité et canaux de discussion dédiés aux projets ou aux équipes, Meet et Chat fournissent des plateformes robustes pour les réunions virtuelles et les discussions d’équipe.

Les organisations éducatives

Au service des écoles, Google Workspace for Education est rapidement devenu un outil incontournable pour développer et dynamiser l’apprentissage dans les classes. Il favorise entre autres :

La conception d’activités pour les apprenants ;
Des cours plus interactifs avec des travaux collaboratifs ;
La diminution des conflits liés aux travaux de groupe pendant et en dehors des heures de cours.

Il représente une aide précieuse pour les enseignants, qui peuvent centraliser leurs documents et simplifier leurs tâches administratives.

Les associations

Plus que de réduire les coûts informatiques, la migration vers Google Workspace permet aux associations d’aider les bénévoles à collaborer plus facilement :

Gmail donne accès à une messagerie en ligne et non sur logiciel, l’adresse mail peut donc être consultée depuis n’importe quel ordinateur. Le moteur de recherche intégré à l’e-mailing permet par ailleurs le classement automatique des mails ;
Drive assure un stockage en ligne accessible en permanence quel que soit l’appareil depuis lequel le fichier est consulté. Les documents sont par ailleurs synchronisés de l’ordinateur vers le Drive et les utilisateurs peuvent ouvrir plus de 40 formats de fichiers ;
Calendar facilite le partage d’agenda et offre un accès sur tout type d’appareil connecté (mobile, ordinateur ou tablette) ;
Sheets, Docs, Slides ou Forms facilitent le travail en équipe sur différents types de documents, textes, feuilles de calcul, présentations et formulaires en ligne.

Quelles sont les conditions pour migrer vers Google Workspace ?

Le processus de migration vers ce service est souvent motivé par les difficultés et les conflits qu’entraîne la collaboration des membres de l’équipe et des équipes.

Avec le service Workspace, quels que soient les changements (départ ou réaménagement des équipes) les données sont conservées dans le Cloud et donc facilement accessibles et récupérables. Grâce aux fournisseurs d’identité, le Cloud est de plus sécurisé, et les documents sains et saufs.

Checklist pour préparer votre migration Google Workspace

Avant de se lancer dans le processus de migration, il est important de valider ces quatre étapes :

S’assurer que les collaborateurs sont informés des raisons de la transition et de ses avantages ;
Être à l’écoute des demandes du personnel au niveau individuel, de façon à recréer un système qui associe efficacité et productivité ;
Comprendre la portée du projet de migration, qu’il soit un simple transfert de messagerie ou une migration complète ;
Soutenir les équipes durant et après le changement.

Inaubi vous accompagne dans votre migration

Le processus de migration peut rapidement devenir long et fastidieux pour vos équipes. Soucieux de vous aider à exploiter pleinement le potentiel de votre entreprise, Inaubi vous accompagne dans l’optimisation de votre Workspace.

Découvrez, aux côtés de nos experts et dans le cadre de votre migration digitale, l’outil de pilotage MyColl. Ensemble, nous définirons des objectifs, modifierons vos usages et mettrons toutes les chances de votre côté pour une transformation digitale réussie !

Erreurs à éviter lors de la migration de données

Les quatre erreurs à éviter lors d’une migration de données sont :

Négliger l’évaluation des besoins ;
Oublier l’accompagnement au changement ;
Sous-estimer les défis techniques ;
Négliger le suivi et l’évaluation.

Questions courantes

Comment changer l’administrateur d’un compte Google ?

Le processus ne requiert que quelques étapes :

Se connecter à la Console d’administration avec un compte super-administrateur ;
Cliquer sur Menu puis Compte puis Rôles d’administrateur ;
Aller sur le rôle personnalisé qui doit être modifié ;
Modifier les informations du rôle pour changer le nom ou la description ;
Cliquer sur Droits pour modifier les droits associés au rôle ;
Enregistrer.

Comment savoir qui est l’administrateur de Google Workspace ?

La méthode la plus simple pour savoir si vous êtes administrateur est de se connecter à la console d’administration. Une fois l’authentification réussie, le tableau de bord de la console d’administration devrait s’afficher.

Qu’est-ce que la migration de données dans Google Workspace ?

Ce processus consiste à importer depuis la console d’administration des données sur votre nouveau compte Google Workspace.